HR
jan 30th, 2012 by Rob van Gerwen
Huishoudelijk reglement
Inhoud
- A Van de leden
- B Van het bestuur
- C Algemene ledenvergadering
- D Van stemmingen bij volstrekte meerderheid
- E Van de commissies, de redactie van Aesthetic Investigations, de impresario en de ICT-manager.
- F Van de werkgroepen
- G Van de geldmiddelen
- H Slotbepaling
A Van de leden
Artikel 1 Soorten lidmaatschap
1 Zowel personen als instellingen kunnen lid worden van de vereniging
2 Personen die lid zijn van de vereniging heten gewone leden
3 Personen kunnen kiezen uit drie soorten lidmaatschap
a. normaal lidmaatschap
b. steunlidmaatschap
c. gereduceerd lidmaatschap (voor mensen met een minimaal inkomen).
Voor ieder geldt een eigen contributieregeling. Zie HR, artikel 21.
4 Instellingen die lid zijn van de vereniging wijzen een persoon aan die namens de instelling het lidmaatschap uitoefent als een gewoon lid: de contactpersoon.
5 Instellingen kunnen kiezen uit twee soorten lidmaatschap
a. steunlidmaatschap
b. institutioneel lidmaatschap
Voor beide geldt een eigen contributieregeling. Zie HR, artikel 21. Het institutioneel lidmaatschap biedt bovendien enkele voordelen die door het algemeen bestuur worden vastgesteld.
Artikel 2 Lid worden
1 Personen die lid van de vereniging wensen te worden vullen het aanmeldingsformulier op deze website in.
2 De secretaris zendt aan de nieuwe leden binnen een maand na ontvangst van het aanmeldingsformulier een bevestiging van aanmelding en verwijst naar de website van het genootschap.
Artikel 3 Beëindiging lidmaatschap
1 Het lidmaatschap eindigt in de gevallen genoemd in artikel 7 van de statuten op de datum van het intreden van deze omstandigheid, tenzij de statuten anders bepalen.
2 De opzegging dient te worden gezonden aan de secretaris, schriftelijk of per e-mail.
Artikel 4 Contributiebetaling
1 De leden die, na daartoe te zijn gesommeerd, niet binnen 8 weken aan hun contributieverplichtingen voldoen, worden door het bestuur uit het lidmaatschap ontzet.
2 Het bestuur geeft het betrokken lid schriftelijk of per e-mail bericht van het besluit tot vervallenverklaring.
B Van het bestuur
Artikel 5 Samenstelling bestuur
De vereniging kent een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur,
zoals bedoeld in statuten, artikel 9. Het dagelijks bestuur bestaat tenminste uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het algemeen bestuur bestaat uit de leden van het dagelijks bestuur, de voorzitters van de commissies zoals bedoeld in statuten, artikel 12 punt 3 en HR, artikel 15,lid 8 , en functionarissen zoals bij voorbeeld die, bedoeld in HR, artikel 17 en 18, alsmede de voorzitters/contactpersonen van werkgroepen zoals bedoeld in HR, artikel 19.
Artikel 6 Spreiding bestuurslidmaatschap
Bij het samenstellen van het bestuur wordt gestreefd naar gepaste spreiding wat betreft geografische locatie en filosofische traditie.
Artikel 7 Taken bestuur
Naast de in de statuten en de hieronder genoemde taken is het dagelijks bestuur belast met de coördinatie van de werkzaamheden van de commissies.
Artikel 8 Tussentijds bestuursoverleg
Het algemeen bestuur controleert het dagelijks bestuur en kan tussentijds overleg vragen. Het dagelijks bestuur verplicht zich een dergelijk overleg bijeen te roepen, wanneer tenminste een van de commissies bij volstrekte meerderheid daarom vraagt.
Artikel 9 Voorzitterschap
1 De voorzitter zit de algemene ledenvergadering alsmede de bestuursvergadering voor.
2 De voorzitter ziet toe dat de besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering tijdig worden uitgevoerd.
3 In geval van ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door de vice-voorzitter.
Artikel 10 Secretariaat
De secretaris is belast:
a. met de zorg voor de algemene correspondentie van de vereniging, alsmede met de samenstelling van notulen, rapporten en verslagen;
b. met de zorg voor documentatie;
c. met de zorg voor het ledenbestand.
Artikel 11 Penningmeester
1 De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging, overeenkomstig de besluiten van de algemene ledenvergadering en het
bestuur.
2 De penningmeester zorgt voor het regelmatig bijhouden van een overzichtelijke boekhouding.
3 De penningmeester is verantwoording schuldig voor zijn beheer aan het bestuur en de algemene ledenvergadering. Hij geeft het
bestuur en de algemene ledenvergadering op door deze te bepalen tijdstippen een overzicht omtrent de financiële toestand van de vereniging.
Artikel 12 Rooster van aftreden
1 Om te voorkomen dat alle bestuursleden om de drie jaar gelijktijdig zouden aftreden, wordt door het bestuur een regeling ontworpen.
2 Eén en ander geschiedt met inachtneming van het gestelde in artikel 10 en artikel 14 van de statuten.
C Algemene ledenvergadering
Artikel 13 Agenda algemene ledenvergadering
1 Naast de in artikel 14 van de statuten genoemde zaken komt in de jaarvergadering aan de orde:
a. het in het afgelopen jaar gevoerde verenigingsbeleid, zoals gevoerd door het algemeen bestuur;
b. voorstellen voor het komende verenigingsjaar.
2 Deze bespreking gaat vooraf aan de verkiezing van nieuwe bestuursleden.
3 Het in artikel 18 punt 3 van de statuten bepaalde sluit niet uit dat door de leden op de vergadering zelf voorstellen ter behandeling kunnen worden ingebracht.
D Van stemmingen bij volstrekte meerderheid
Artikel 14 Procedures
1 Ten aanzien van alle stemmingen die met volstrekte meerderheid kunnen worden gehouden, gelden de regelen gesteld in dit artikel.
a. Een voorstel is aangenomen dan en slechts dan als de volstrekte meerderheid van de stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd, het voorstel ondersteunt.
b. Voorstellen die zijn aangenomen zijn bindend.
2 Over alle zaken wordt mondeling gestemd; bij het doen van een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen met gebruikmaking van gesloten en ongetekende briefjes.
3 Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, wordt het geacht te zijn aangenomen.
4 Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van de geldig uitgebrachte stemmen,
zoals beschreven onder lid 1, dan wel die meerderheid genoemd in de statuten.
5 Indien bij stemming over het benoemen, voordragen of aanbevelen van personen briefjes op ongeldige wijze ingevuld of
blanco worden ingeleverd, blijven deze bij berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing.
6 Bij schriftelijke stemming zijn ongeldig:
a. onduidelijk ingevulde biljetten;
b. biljetten waarop meer personen zijn aangegeven dan waarop in het betreffende geval kan worden gestemd;
c. in geval van herstemming, biljetten waarop personen zijn aangegeven die niet voor keuze of benoeming in aanmerking komen;
d. biljetten welke ondertekend binnen komen.
7 Bij schriftelijke stemmingen in de vergaderingen wordt uit de aanwezige leden een commissie van stemopneming benoemd. De algemene ledenvergadering kan deze benoeming aan de voorzitter overlaten.
E Van de commissies, het tijdschrift Aesthetic Investigations, de impresario en de ICT-manager.
Artikel 15 Commissies–algemene voorwaarden
1 De algemene ledenvergadering kan commissies benoemen om specifieke taken ten behoeve van de vereniging uit te voeren.
2 Een commissie bestaat altijd uit leden van de vereniging.
3 De commissies worden door de vereniging ingesteld in een algemene ledenvergadering bij volstrekte meerderheid van stemmen.
4 Ten behoeve van een specifieke deskundigheid kan een buitenstaander (niet-NGE-lid) gevraagd worden deel uit te maken van een commissie. Hierbij is een volstrekte stemmenmeerderheid vereist.
5 Een commissie krijgt een schriftelijk of per e-mail vastgelegde opdracht in een afgebakende periode en met een afgebakend budget, waarvan de hoogte in de begroting gedekt dient te zijn.
6 Een ingestelde commissie wordt ontbonden na goedkeuring van haar eindrapportage door de algemene ledenvergadering.
7 Een ingestelde commissie kan tussentijds worden ontbonden door de algemene ledenvergadering.
8 Leden van een commissie kiezen uit hun midden een voorzitter, die eindverantwoordelijkheid draagt. Deze voorzitter moet bij verkiezing tenminste één jaar lid van de vereniging zijn.
9 De voorzitter van een commissie rapporteert naar de algemene ledenvergadering en onderhoudt het contact met het dagelijks bestuur.
10 Commissievergaderingen worden genotuleerd en een afschrift van de notulen wordt naar het dagelijks bestuur verzonden.
11 Wanneer een commissie een brief doet uitgaan wordt een afschrift naar het dagelijks bestuur verzonden.
Artikel 16 Redactie NGE-tijdschrift Aesthetic Investigations
1. (Doelstelling). Ingevolge de statuten, Artikel 3, lid 1, geeft de vereniging een tijdschrift uit, met de titel Aesthetic Investigations. Het verschijnt online, en doorlopend, en kent jaargangen die parallel aan het verenigingsjaar lopen. Het is openbaar en gratis toegankelijk. Het doel van Aesthetic Investigations is tweeledig:
a. Aesthetic Investigations is een verenigingsorgaan en stelt leden in staat zich van elkaars werk op de hoogte te stellen.
b. Het dient, als wetenschappelijke publicatie, de versterking van het niveau, zowel als de verdere ontwikkeling en verspreiding van de esthetica.
Hieruit vloeit voort dat Aesthetic Investigations:
– een forum is voor discussie over esthetica, de kunsten, de kunstpraktijk en de kunsteducatie;
– in het redactionele beleid streeft naar spreiding van de te behandelen onderwerpen, zodat zoveel mogelijk aspecten van de esthetica redelijk verdeeld over de verschillende deelnemers van het actuele en academische debat over de kunsten, de kunsteducatie en de kunstpraktijk worden behandeld.
– een peer-review stelsel hanteert, Open Access en Engelstalig is (zie lid 3).
2. Aesthetic Investigations wordt volgens journalistieke beginselen van onafhankelijkheid geredigeerd door een zelfstandige commissie van het Nederlands Genootschap voor Esthetica in de zin van HR, artikel 15. De redactie bestaat tenminste uit een of twee hoofdredacteuren (hierna te noemen: de hoofdredacteur) en een redactiesecretaris en verwerkt in haar oordeel over ingezonden teksten de rapporten van twee referenten. De redactie kan eventueel uitgebreid worden met redacteuren met specifieke taken zoals recensies; conferenties; output vanuit de leden; special issues en/of een (tijdelijk) gastredacteur. Ze wordt bijgestaan door een adviesraad bestaande uit minimaal vijf en maximaal vijfentwintig referenten (zie lid 3). Alle leden van de redactie dienen lid te zijn van het NGE.
a. Gedurende haar aanstellingsperiode bepaalt de redactie zelfstandig het beleid van Aesthetic Investigations, qua inhoud en vormgeving. De redactie is voor de handhaving van de doelstelling verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering van de vereniging. Er zal verantwoording worden afgelegd tijdens de jaarvergadering.
b. De redactie is in en buiten de vereniging voor de inhoud van de publicatie verantwoordelijk. De namen van de redacteuren en het adres van de redactie worden op de site van Aesthetic Investigations (www.aestheticinvestigations.eu) vermeld. De redactieleden regelen zelf hun taakverdeling. Zij zijn verantwoordelijk voor de bewaking van het redactiebudget. De redactie is bevoegd medewerkers aan te trekken.
c. (Zittingstermijn en uitbreiding van de redactie)
De leden van de redactie zijn steeds voor een periode van 2 jaar aangesteld, met dien verstande dat ze niet meer dan drie zittingstermijnen ononderbroken lid kunnen zijn. De redactiesecretaris onderhoudt een rooster van aantreden.
Aanstelling van nieuwe redacteuren geschiedt door middel van coöptatie, na overleg met en goedkeuring door het dagelijks bestuur van de vereniging.
d. (Adviesraad)
De leden van de redactie kunnen kandidaten voordragen voor de adviesraad. Leden van deze raad hoeven geen lid te zijn van het NGE. De functies van de raad zijn: bekendheid van het tijdschrift uitdragen; aanleveren van materiaal; als referent fungeren.
3 (Het anonieme review stelsel)
Omgang met en selectie van de inzendingen, idealiter:
1. Bij binnenkomst van een inzending toetst de redactiesecretaris de inzending aan de stijlregels (correct taalgebruik; inhoudelijk relevant; begrijpelijke argumentatie; geschikt gemaakt voor blind review).
2. [een week na inzending] Daarna beoordeelt de hoofdredacteur of het stuk publicabel is. Zo ja, dan meldt de redactiesecretaris aan de auteur dat het stuk de procedure ingaat, met als streefdoel dat de auteur na zes weken uitsluitsel zal krijgen. Tevens stuurt de hoofdredacteur het stuk naar twee referenten. De referenten krijgen vier weken de tijd om tot een goed beargumenteerd oordeel te komen over de vraag of het tijdschrift deze tekst moet publiceren, al dan niet na aanpassingen.
3. [vijf weken na inzending] Bij binnenkomst van de referentenoordelen worden deze door de hoofdredacteurbekijkt en binnen een week beslist of het gepubliceerd moet worden.
4. [zes weken na inzending] Als het stuk is aangenomen, wordt het overgedragen aan een lid van de redactie die het in samenspraak met de auteur klaar voor publicatie maakt.
(Correlaria)
– De redactiesecretaris heeft tot taak de correspondentie te voeren en te archiveren, en erop toe te zien dat alles volgens de procedures verloopt. Het Bestuur moet, indien daar aanleiding toe bestaat, toegang verschaft worden tot de website waarop het tijdschrift draait, teneinde vast te stellen of er volgens de geijkte procedures gewerkt wordt.
– Om dubbelpublicatie te voorkomen geldt de volgende restrictie: alleen teksten die niet in een identieke vorm elders gepubliceerd zijn of worden, komen voor publicatie in aanmerking. Wel komen in aanmerking Engelse vertalingen van anderstalig werk.
4. (De exploitatie).
a. De penningmeester van de vereniging stelt jaarlijks bij het vaststellen van de begroting van de vereniging tevens de begroting vast voor de exploitatie van Aesthetic Investigations, waarbij rekening wordt gehouden met de te verwachten exploitatie-resultaten en de andere inkomsten en uitgaven van de vereniging.
In de begroting zijn opgenomen onder meer, een vaststelling van de omvang van het redactionele gedeelte en een budget voor de overige redactiekosten.
b. Het bestuur van de vereniging zorgt in het kader van het algemene financiële beleid van de vereniging voor optimale voorwaarden om het redactionele karakter tot zijn recht te doen komen. Het bestuur is voor dit beleid verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering.
5. (Relatie redactie — bestuur (ter aanvulling op lid 2, en op HR, artikel 15)).
a. Slechts door blijvend goed overleg zijn de redactie en het bestuur in staat het redactionele karakter optimaal tot zijn recht te doen komen.
b. Wanneer tussen redactie en bestuur geen overeenstemming tot stand komt over het opnemen van publicaties van of namens het bestuur, kan het bestuur hiervoor ruimte opeisen in Aesthetic Investigations.
c. Beslissingen ten aanzien van het redactionele beleid die belangrijke invloed kunnen hebben op de exploitatie van Aesthetic Investigations, kan de redactie slechts nemen na overleg met het bestuur.
d. Het bestuur is bevoegd na de redactie gehoord te hebben, een lid van de redactie te schorsen om voor de vereniging gewichtige redenen. Het bestuur deelt de motieven tot schorsing mee aan de redactie en legt voor een dergelijke beslissing verantwoording af aan de eerst volgende algemene ledenvergadering. De redactie heeft het recht zich dezer zake rechtstreeks tot de algemene ledenvergadering te richten, volgens het gestelde in statuten, artikel 14, lid 4.
e. Wanneer bijzondere omstandigheden dat noodzakelijk maken is het bestuur bevoegd tussentijds een of meer leden van de redactie te benoemen, zulks ter ratificatie op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
Artikel 17 Impresario
a. De vereniging kan zich laten bijstaan door een manager die actief inventariseert welke mogelijkheden er voor de leden buiten het Genootschap bestaan om hun activiteiten te ontplooien. Het betreft hier een actieve afstemming van de gegevens van de leden en de initiatieven die elders op stapel staan, en een uitsluitend initiërende bemiddeling om contact tussen de betrokkenen tot stand te brengen.
b. De impresario is lid van het AB.
c. De impresario onderzoekt de mogelijkheden tot het werven van externe fondsen en gaat over tot werving.
d. De impresario onderhoudt contact met de PR-persoon.
Artikel 18 ICT-manager
a. De vereniging kan zich laten bijstaan door iemand die actief ondersteuning biedt aan de informatie- en communicatietechnologische toepassingen waar de vereniging gebruik van maakt.
b. De ICT-manager is lid van het AB.
c. De ICT-manager beheert de website van het genootschap en assisteert waar mogelijk bij andere digitale vragen.
F Van de werkgroepen
Artikel 19 Werkgroepen–algemene voorwaaarden
1 Het bestuur kan zich laten bijstaan door een werkgroep ten behoeve van:
a. de uitvoering van het gestelde in artikel 12 van de statuten;
b. de voorbereiding van werkzaamheden door een commissie;
c. de formulering van een opdracht aan een commissie.
2 Een werkgroep bestaat bij voorkeur uit één of meerdere leden van de vereniging. De voorzitter/contactpersoon van de werkgroep kan als zodanig door het dagelijks bestuur als lid van het algemeen bestuur geïnstalleerd worden binnen de in de statuten, art. 9, gestelde grenzen, zulks ter latere ratificatie door de algemene vergadering.
3 Een werkgroep wordt ingesteld door het dagelijks bestuur.
4 Een werkgroep krijgt een duidelijk omschreven opdracht in een afgebakende periode en met een afgebakend budget, waarvan de hoogte in de begroting gedekt dient te zijn.
5 Een ingestelde werkgroep wordt door het dagelijks bestuur ontbonden als het bestuur beslist dat de opdracht is afgewikkeld. Indien daartoe aanleiding is neemt de algemene vergadering het installeren van een eventuele commissie op zich.
Artikel 20 Thematisch gemotiveerde werkgroepen
1 Het Dagelijks Bestuur kan een thematisch gemotiveerde werkgroep instellen, met als doel het verenigen van mensen rondom een thema dat past binnen de doelstelling van het genootschap (statuten, art. 3)
2 Thematisch gemotiveerde werkgroepen bestaan uit minimaal drie leden, waarvan er één als voorzitter/contactpersoon fungeert.
G Van de geldmiddelen
Artikel 21 Vaststelling contributie
1 Aan het begin van ieder verenigingsjaar zal door de algemene ledenvergadering de contributie worden vastgesteld.
2 Hierbij is een stemmenmeerderheid van ten minste tweederde van het aantal stemgerechtigden vereist.
3 Met ingang van 2011 is de contributie vastgesteld op € 25,- (vijfentwintig euro, normaal lidmaatschap), of € 10,- (tien euro, gereduceerd lidmaatschap voor mensen met een minimaal inkomen), € 100,- (honderd euro, steunlidmaatschap), dan wel € 500,- (vijfhonderd euro, institutioneel lidmaatschap).
Artikel 22 Betaling contributie
1 De contributie is per verenigingsjaar (lopend van 1 januari tot 31 december) verschuldigd bij vooruitbetaling.
2 Wie bij een najaarsconferentie voor het eerst lid wordt, betaalt bij die gelegenheid de contributie voor het komende jaar.
3 Het bestuur geeft voorschriften ten aanzien van de inning der contributie en de wijze waarop deze aan het bestuur moet worden afgedragen.
Artikel 23 Financiële zaken
Het bestuur beslist over:
a. de aanwijzing van één of meer instellingen of banken waarbij de kasgelden van de vereniging, voor zover deze de € 50,- (vijftig euro) te boven gaan, worden geplaatst;
b. de grootte van de bedragen die door de penningmeester bij genoemde instellingen of banken kunnen worden opgenomen.
Artikel 24 Controle op financiële zaken
De controle op het financieel beheer en op de boekhouding van de vereniging wordt opgedragen aan een controlecommissie conform statuten, artikel 13 lid 4.
Artikel 25 Kascommissie
1 De in artikel 24 genoemde kascommissie wordt uit en door de algemene ledenvergadering gekozen.
2 De kascommissie heeft tot taak:
a. het controleren van de boekhouding van de vereniging;
b. het controleren van de contributie-afrekeningen;
c. controle op de door het bestuur uit te brengen jaarrekening;
d. het uitbrengen van een schriftelijk verslag tijdens de eerste vergadering na beëindiging van de onder a, b en c van dit lid genoemde taken.
Artikel 26 Verschaffen van informatie aan de kascommissie
De penningmeester is verplicht:
a. de commissie inzage te geven in alle boeken en bescheiden welke op de boekhouding en het financieel beheer van de vereniging betrekking hebben;
b. de commissie alle inlichtingen te verschaffen, welke voor de uitoefening van de controle nodig zijn.
Artikel 27 Onkostenvergoeding en subsidieregeling
1 Declaraties van voor de vereniging door bestuurs- en commissieleden gemaakte onkosten kunnen, vergezeld van de daartoe geëigende bescheiden, bij de penningmeester worden ingediend. Formulieren hiervoor worden door de penningmeester ter beschikking gesteld.
2 Leden kunnen subsidie aanvragen voor hun activiteiten, na overlegging van een financiële en inhoudelijke motivatie. Het beleid hierover wordt door het Bestuur vastgesteld. (Zie Toelage aanvragen)
3 Aanvragen zoals bedoeld in lid 2 worden beoordeeld door het Dagelijks Bestuur dan wel door een door het Dagelijks Bestuur in te stellen werkgroep.
H Slotbepaling
Artikel 28 Datum van ingang
Het huishoudelijk reglement is in werking sinds 10 oktober 1997.
Bijstellingen:
25 november 1998, n.a.v. besluiten van de Algemene Ledenvergadering van 9 oktober 1998.
16 oktober 2000, n.a.v. besluiten van de Algemene Ledenvergadering van 13 oktober 2000.
N.a.v. Algemene Ledenvergadering van 19 april 2013.
N.a.v. Algemene Ledenvergadering, te Leuven, 27-28 februari 2015.
N.a.v. Algemene Ledenvergadering, te Antwerpen, 13 mei 2016.